La Excuela Ocupar la Política

Octubre 28, 2020. Por Ocupar La Política

Reuniões Online – e muito produtivas

Este é um guia pensado para ajudar a pensar na melhor forma de se comunicar de forma direta com sua equipe ou o público apoiador de sua campanha, tirando como melhores plataformas virtuais gratuitas e de fácil entendimento. A meta é que o distanciamento social seja uma desculpa para você ficar ainda mais perto de quem você precisa nesse momento da sua campanha eleitoral.

Uma campanha eleitoral demanda muita comunicação interna e direta com diferentes finalidades e com vários grupos distintos. Você precisa, por exemplo, de reuniões encontradas com o seu tempo de campanha, encontros pontuais e muito entusiasmo com os seus grupos de voluntários, apresentações mais pessoais do seu programa e suas propostas aos seus apoiadores, reuniões com fornecedores e prestadores de serviços específicos, entre outras.

Em tempos de distanciamento social, as reuniões online acabaram ofertando a possibilidade de você estar mais próxima das pessoas que você precisa, já que sem deslocamentos e com uma boa gestão de agenda, é possível realizar um número maior de reuniões e encontros virtuais no seu dia. 

A proposta guia é te apresentar algumas ferramentas de comunicação online para você escolher a mais adequada às suas necessidades, ofertar algumas dicas para os encontros serem mais produtivos, além de sugerir boas práticas para esses tipos de atividade. Mas a ideia é que você usa ferramentas que já sabe mexer ou conhece, buscando tirar a maior potência dessas interações.

As principais plataformas gratuitas e descomplicadas para reuniões online são:

Google Meet

  • Gratuito até 60 minutos por reunião
  • Até 100 pessoas na versão gratuita
  • Não precisa instalar, acesso pelo navegador *
  • Compartilha o conteúdo da sua tela

Google Hangout

  • Não precisa instalar, acesso pelo navegador *
  • Gratuito, sem limite de tempo
  • Até 25 pessoas
  • Compartilha o conteúdo da sua tela

Zoom

  • Gratuito até 40 minutos
  • Até 100 pessoas na versão gratuita
  • Não precisa instalar, acesso pelo navegador *
  • Compartilha o conteúdo da sua tela
  • Permite dividir os participantes em pequenos grupos 

Jitsi Meet

  • Gratuito até 20 pessoas
  • Não precisa instalar, acesso pelo navegador *
  • Compartilha o conteúdo da sua tela

O serviço fica mais estável quando o programa está instalado no computador ou celular. 

Dicas para melhorar a produtividade das reuniões virtuais com sua equipe:

Pras reuniões fluírem legal e serem produtivas, segue aqui umas dicas bem úteis:

  • Antes da reunião – essa parte é o que dá mais trabalho, ainda mais em reuniões virtuais. Quanto mais detalhada e preparada antes, maior chance de ser mais produtiva sem ser chata durante.
  • Decida a pauta, os assuntos tratados na reunião. A quantidade de assuntos têm de ser proporcionais ao tempo de duração. Se para 1 reunião e assunto 4 assuntos, são cerca de 15 minutos por assunto. Isso é suficiente e realista? Como processo de trabalho, as melhores reuniões mais curtas com menos assuntos do que reuniões longas com muitos assuntos.
  • Com a pauta e o tempo decididos, prepare uma agenda, como cada assunto deve ser abordado. Se é só alguém dando informação, se é pro grupo gerar ideias, se é preciso discutir pra tomar uma decisão, etc. Todo mundo discute tudo ou precisa dividir em grupos? Onde anotar as ideias e registrar os acordos? As decisões vão ser por votação? Pensar em cada etapa antes de evita em ter de pensar nisso durante, coloca o ritmo e as coisas fluem melhor. 
  • Convite – quem precisa estar? É comum quem não tem nada a ver com o assunto ser chamada para as reuniões. Mesmo dentro da equipe se responsável por participar para tratar de assuntos de assuntos. Uma dica é usar um RACI: 
  • Quem é R esponsável pelo tema, que coordena / participa pra fazer acontecer;
  • Quem é a A utoridade, que tem de tomar a decisão do quê e como vai acontecer; 
  • Quem só precisa ser C onsultado, que precisa só dar informação ou opinião sobre o tema; 
  • Quem só precisa ser I nformado, que não tem influência direta do quê e como as coisas vão ser decididas. 

Na grande maioria das vezes esses dois últimos públicos não participar da reunião. As consultas podem ser feitas antes e os informes depois.

  • Durante a reunião – é fácil o pessoal perder o foco e se distrair em e-mails e redes sociais, ainda mais em reuniões virtuais. Atribua tarefas entre os participantes para aumentar o engajamento e participação. Defina:
  • Quem coordena / facilita? A coordenadora / facilitadora é alguém que vai cuidar da agenda, para que o que foi planejado seja cumprido. Normalmente é quem prepara tudo. É também quem cuida do grupo para que todas as participantes, se expressar e incluir incômodos. O Google Slides é uma plataforma fácil e gratuita para fazer apresentações de conteúdo e colocar todo o mundo na mesma página do que está sendo falado e feito.
  • Quem anota, faz o registro (ata) das decisões e decisões? Quem energiza o papel de secretário participa menos, mas é uma função super importante. Uma plataforma fácil para isso é o Google Docs. Assim o registro já pode ser compartilhado no fim da reunião pelo link do documento. Lembre-se, não perca tempo tentando anotar tudo o que é dito, bastam os resultados das conversas como encaminhamentos, acordos e decisões.
  • Quem cuida do tempo? Saber quanto tempo se tem pra trabalhar cada assunto ajuda a manter o foco, como as pessoas a serem mais diretas para falar ou mesmo abrir mão de falas desnecessárias. A guardiã do tempo avisa quanto tempo tem pra cada assunto e quanto tempo falta pra trocar do tema. É um papel que pode ser chato, mas que ajuda o trabalho do grupo e no planejamento da agenda de reuniões. Você pode usar o 123timer.
  • Quem pode ser co-facilitador? Nenhum esse papel virtual é importante. É quem cuida de tudo em torno da reunião para que uma coordenadora se dedique a focar na pauta. É quem fica de olho no chat, ajuda na ordem de falas, a colocar no barco quem se atrasou ou caiu da conexão, compartilha tela, envia materiais e links, enfim, é o braço direito. Normalmente escolhido antes da reunião.

Quando começar a falar de algo no grupo é comum a galera falar um monte de ideias que depois ficam perdidas porque não estão escritas em lugar nenhum. Uma maneira legal de não perder nada é usar “post-its virtuais”. O Slice é uma plataforma bem fácil para isso. Ela funciona como uma lousa, basta clicar e aparecer um “post-it” Dá pra arrastar, agrupar, mudar a cor e até votar pra escolher! Todo mundo pode ver e escrever, use e abuse dela!

Uma dica legal para fazer durante as reuniões em um estacionamento. É um lugar para anotar e não perder ideias, assuntos e incômodos que fazem perder o foco do que está sendo trabalhado. Por exemplo, o assunto do momento é como fazer panfletagem e apareceu uma ideia ou problema sobre o orçamento e o rumo da conversa vai mudar? Coloca no estacionamento! Dá pra usar o Slice e também o Jamboard, que além dos “post its” dá pra escrever e colocar imagens. Não esqueça de olhar o estacionamento depois, ali tem informações que podem ser valiosas! E você pode exportar tudo depois para o formato de planilha de excel, se para ajudar.

  • Após a Reunião – O importante de uma reunião é o resultado dela, certo? Portanto, ela não termina quando acaba. É imprescindível comunicar seus resultados ou encaminhamentos, mesmo pra quem participou.
  • Não envie só o documento de registro da reunião. Faça um resumo em grandes disponíveis. Pouca gente lê textos longos.  
  • Ainda assim, guarde os documentos de reunião em um lugar fácil de toda a equipe de acesso. O Google Drive é ótimo pra isso. 
  • Se é só pra comunicar, você pode usar a melhor ferramenta para cada público. Uma mensagem escrita no grupo de Whatsapp ou do Telegram para os voluntários, por exemplo. Aliás, uma dica importante: Tenha dois grupos separados, um em que só a equipe manda mensagens e outro aberto para que todos possam trocar mensagens. Assim fica fácil de encontrar os combinados, documentos, imagens, orientações. 
  • Um jeito legal de organizar o que tem de ser feito por quem da sua equipe é usar uma plataforma de gerenciamento. O todoist é gratuito para até 5 pessoas. Liste as tarefas e quem é o responsável por cada uma. O Google Keep é uma alternativa bem versátil. Além de poder criar uma lista de tarefas compartilhada, dá para fazer notas escritas e de áudio que ficam arquivadas, como um quadro cheio de post-its. Para usar precisa ter uma conta google. Se você precisa de mais ajuda na organização, o Trello é uma ferramenta gratuita que oferece mais recursos e que também podem ser compartilhados.
  • Usar um Grupo do Facebook pode ajudar a ter uma comunicação mais organizada que no Whatsapp e Telegram. Cada post pode ser um tema e todos os comentários sobre ele já ficam agrupados. Isso pode ajudar no entendimento de algum assunto, por exemplo. Também dá pra colocar vídeos e arquivos.

Você pode testar ideias de campanha e até mesmo propostas com seus públicos antes de lançar. A Kialo é uma plataforma para funções virtuais. Coloque sua ideia e convença as pessoas para darem suas opiniões contra ou um favor. Elas podem votar nos argumentos de outras pessoas, os que têm mais votos são em primeiro lugar. Isso ajuda a saber os principais motivadores e preocupações, permitindo a geração de novas ideias ou até mesmo aprimorar um discurso sobre algo controverso. Apesar de simples, ela não tem versão em inglês.

Boas Práticas para Comunicação Online:

  • Menos é mais. Mensagens curtas, diretas ao ponto. A comunicação online permite muita informação. Excessos causam distrações, levam ao desinteresse e até irritação. E o que é importante acaba ficando perdido;
  • Estabeleça um ritmo de comunicação com cada público ao estimular de fazer postagens aleatórias; 
  • Divida seus espaços de comunicação entre os que você envia mensagem e permite interação. É importante que as pessoas possam interagir, mas é fácil se perder no meio de tantas trocas;
  • Falar um de cada vez nunca foi tão importante! No mundo virtual fica muito mais difícil entender e ouvir quando mais de uma pessoa fala ao mesmo tempo;
  • Em vidas e reuniões, não esqueça de deixar espaço para perguntas e interações já que seu intuito é se aproximar das pessoas;
  • Valorizar as dúvidas e notícias. Lembre-se, a comunicação é boa quando quem consegue receber sentido;
  • Esperar uma pessoa acabar de falar, para poder falar – se possível, pedir a fala por um chat da reunião. No Zoom tem até um botão para levantar a mão, o que ajuda a organizar as falas;
  • Valorize quem sempre consegue falar, mas não deixe de estimular as mais quietas;
  • Se for reunião ou encontro com mais de uma hora, dar um intervalo para as pessoas poderem ir ao banheiro ou ao menos se alongarem. Isso ajuda a manter o foco.

Com um bom planejamento e organização, você com certeza fará reuniões muito produtivas, animadas e que deixarão como pessoas ainda mais perto da sua campanha. 

Bom trabalho !!

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