La Excuela Ocupar la Política

Febrero 18, 2021. Por Ocupar La Política

Reuniones virtuales muy productivas: ¡es posible!

Esta es una guía diseñada para ayudarte a pensar en la mejor manera de comunicarte directamente con tu equipo o con el público que apoya tu campaña, aprovechando al máximo las plataformas virtuales gratuitas. El objetivo es que la distancia social sea una excusa para estar aún más cerca de quien necesitas en este momento de campaña electoral.

Una campaña electoral requiere de mucha comunicación interna y directa para diferentes propósitos y con diferentes grupos. Necesitas, por ejemplo, reuniones frecuentes con tu equipo de campaña, reuniones puntuales y muy entusiastas con tus grupos de voluntarias, presentaciones más personales de tu programa y tus propuestas a tus simpatizantes, reuniones con proveedores de servicios específicos, entre otros.

En tiempos de distancia social, las reuniones online terminaron ofreciendo la posibilidad de estar más cerca de las personas que necesitas, ya que sin desplazamientos y con una buena gestión de agenda, es posible tener un mayor número de reuniones y encuentros virtuales en tu día. 

El propósito de esta guía es presentarte algunas herramientas de comunicación en línea para que elijas la más adecuada para tus necesidades, ofrecerte algunos consejos para que las reuniones sean más productivas, además de sugerirte buenos modales para este tipo de actividades. Pero la idea es que uses herramientas que ya sabes usar o que conoces, tratando de aprovechar al máximo estas interacciones.

Las principales plataformas gratuitas y menos complicadas para reuniones en línea son:

Google Meet

  • Gratis hasta 60 minutos por reunión
  • Hasta 100 personas en la versión gratuita
  • No es necesario instalar: se accede desde tu navegador*
  • Puedes compartir el contenido de tu pantalla

Google Hangouts

  • No es necesario instalar: se accede desde tu navegador*
  • Gratis, sin límite de tiempo
  • Hasta 25 personas
  • Puedes compartir el contenido de tu pantalla

Zoom

  • Gratis hasta 40 minutos
  • Hasta 100 personas en la versión gratuita
  • No es necesario instalar: se accede desde tu navegador*
  • Puedes compartir el contenido de tu pantalla
  • Te permite dividir a los participantes en grupos pequeños

Jitsi Meet

  • Gratis hasta 20 personas
  • No es necesario instalar: se accede desde tu navegador*
  • Puedes compartir el contenido de tu pantalla

* El servicio es más estable cuando el programa está instalado en la computadora o en el celular.

Consejos para mejorar la productividad de las reuniones virtuales con tu equipo:

Para que las reuniones fluyan bien y sean productivas, aquí tenemos algunos consejos muy útiles:

Antes de la reunión 

Esta parte es la que da más trabajo, incluso más en las reuniones virtuales. Mientras más detallado y preparado sea todo antes, tendrás más posibilidades de ser productivo sin perderte durante la reunión:

  1. Decidir la pauta, los temas que serán discutidos en la reunión. El número de temas debe ser proporcional a la duración. Si es 1 reunión y hay 4 temas, serían 15 minutos por tema. ¿Esto es suficiente y realista? Como proceso de trabajo, reuniones más breves con menos temas son mejores que reuniones largas con muchos temas.
  2. Con la pauta y el tiempo decididos, prepara la agenda, cómo se debe abordar cada tema. Si es alguien sólo dando información, si es para que el grupo sugiera ideas, si es necesario discutir para tomar una decisión, etc. ¿Todos discuten todo o necesitan dividirse en grupos? ¿Dónde escribir ideas y registrar acuerdos? ¿Las decisiones serán tomadas mediante una votación? Pensar en cada paso de antemano evita tener que pensar en ello durante la reunión, determina el ritmo y las cosas fluyen mejor.
  3. Invitación: ¿Quién debe participar? Es común convocar a reuniones a personas que no tienen nada que ver con el tema. Incluso dentro de tu equipo, asegúrate de quién debe participar para discutir ciertos temas. Un consejo es usar RACI:
  • Quién es Responsable  del tema, que coordina/participa para hacerlo realidad;
  • Quién es la Autoridad, que tiene que decidir qué y cómo sucederá;
  • Quién sólo debe ser Consultado, es decir, que sólo necesita dar información u opinión sobre el tema;
  • Quién sólo debe ser Informado, es decir, que no tiene influencia directa sobre qué y cómo se decidirán las cosas.

En la mayoría de las situaciones, estos dos últimos públicos no necesitan asistir a la reunión. Las consultas se pueden realizar antes y los informes después.

Durante la reunión

Es fácil que las personas pierdan la concentración y se distraigan con correos electrónicos y redes sociales, aún más en las reuniones virtuales. Asigna tareas entre los participantes para aumentar el compromiso y la participación. Define:

  • ¿Quién coordina/facilita? La coordinadora/facilitadora es alguien que se encargará de la agenda, para que se cumpla lo planeado. Normalmente es ella quien prepara todo. Es también quien se ocupa del grupo para que todos puedan participar, expresarse y acoger las molestias. Presentaciones de Google es una plataforma fácil y gratuita para hacer presentaciones de contenido y poner a todos en sintonía con lo que se habla y se hace.
  • ¿Quién toma notas, registra (actas) de discusiones y decisiones? Quien cumple el papel de secretaria participa menos, pero esta es una función súper importante. Una plataforma fácil para esto es Documentos de Google. Así, el registro se puede compartir al final de la reunión a través del link del documento. Recuerda, no pierdas el tiempo intentando escribir todo lo que se dice, sólo anotar los resultados de conversaciones como referencias, acuerdos y decisiones, ya es suficiente.
  • ¿Quién se ocupa del tiempo? Saber cuánto tiempo tienes para trabajar cada tema ayuda a mantener el enfoque, a que las personas sean más directas para hablar o hasta a renunciar a argumentos innecesarios. La guardiana del tiempo te dice cuánto tiempo tienes para cada tema y cuánto tiempo queda para cambiar de tema. Es un rol que puede parecer aburrido, pero que ayuda al trabajo del grupo y a planificar la agenda de las próximas reuniones. Puedes usar 123timer .
  • ¿Quién puede ser un co-facilitador? En lo virtual, este papel es muy importante. Es quien se ocupa de todo lo que rodea al encuentro para que la coordinadora se dedique a centrarse en la pauta. Es quien vigila el chat, ayuda en el orden de los discursos, a poner al tanto a quien llegó tarde o tuvo alguna falla de conexión, comparte la pantalla, envía materiales y links, en fin, es el brazo derecho. Generalmente se elige antes de la reunión.

Cuando empezamos a hablar de algo en el grupo, es común que la gente hable de muchas ideas que luego se pierden porque no están escritas en ninguna parte. Una forma genial de no perder nada es usar «post-its virtuales». Slice es una plataforma bastante fácil para esto. Funciona como una pizarra, solo haz clic y aparecerá un «post-it». Puedes arrastrar, agrupar, cambiar el color y hasta votar para elegir. Todos pueden ver y escribir, ¡usa y abusa de este recurso!

Un buen consejo para hacer durante las reuniones es un Estacionamiento. Es un lugar para anotar y no perder ideas, temas e inconvenientes que te hagan perder el foco en lo que se está trabajando. Por ejemplo, el tema actual es cómo hacer un folleto y apareció una idea o problema sobre el presupuesto y la dirección de la conversación cambiará. ¡Ponlo en el Estacionamiento! Puedes usar Slice y también Jamboard, que además de los “post-its” te permite escribir y poner imágenes. No te olvides de revisar después el estacionamiento, ¡allí hay información que puede ser valiosa! Y puedes exportar todo más tarde para el formato de hoja de cálculo, si eso te ayuda.

Después de la reunión 

Lo importante de una reunión es el resultado, ¿no? Por lo tanto, no termina allí. Es fundamental comunicar tus resultados o conclusiones, incluso a los que participaron.

  • No envíes simplemente el acta de registro de la reunión. Haz un resumen sobre los temas principales. Pocas personas leen textos largos.
  • Aún así, mantén todos los documentos de la reunión en un lugar de fácil acceso para todo el equipo. Google Drive es perfecto para eso.
  • Si es sólo para informar, puedes utilizar la mejor herramienta para cada audiencia. Un mensaje escrito en el grupo de WhatsApp o Telegram para las voluntarias, por ejemplo. Por cierto, un consejo importante: Ten dos grupos separados, uno en el que sólo el equipo envía mensajes y otro abierto para que todos puedan intercambiar mensajes. Esto facilita la búsqueda de documentos, imágenes y pautas combinadas.
  • Una buena forma de organizar lo que deben hacerlos miembros de tu equipo es utilizar una plataforma de gestión. Todoist es gratuito para grupos de hasta 5 personas. Enumera las tareas y quién es responsable por cada una. Google Keep es una alternativa muy versátil. Además de poder crear una lista compartida de tareas, puedes hacer notas escritas y de audio que se archivan, como un tablero lleno de post-its. Para uso compartido, necesitas tener una cuenta de Google. Si necesita más ayuda con la organización, Trello es una herramienta gratuita que ofrece más funciones y que también se puede compartir.
  • Utilizar un Grupo de Facebook puede ayudar a tener una comunicación más organizada que en WhatsApp y Telegram. Cada publicación puede ser un tema y todos los comentarios sobre ella ya quedan agrupados. Esto puede ayudar a entender un problema, por ejemplo. También puedes poner videos y archivos.

Puedes probar ideas de campañas y hasta propuestas con tu público antes del lanzamiento. Kialo es una plataforma para debates virtuales. Publica tu idea e invita a la gente a opinar a favor o en contra. Pueden votar por los argumentos de otras personas, los que tienen más votos se muestran primero. Esto ayuda a conocer los principales motivadores e inquietudes, permitiendo la creación de nuevas ideas o hasta mejorar un discurso sobre un tema polémico.

 Buenos modales para la comunicación online

  • Menos es más. Mensajes cortos, directo al grano. La comunicación online permite mucha información. Los excesos provocan distracciones, conducen al desinterés y a la incomodidad. Y lo importante se termina perdiendo.
  • Establece un ritmo de comunicación con cada público en lugar de realizar publicaciones aleatorias.
  • Divide tus espacios de comunicación entre quienes reciben mensajes y quienes permiten la interacción. Es importante que la gente pueda interactuar, pero es fácil perderse en medio de tantos intercambios.
  • ¡Hablar uno a la vez es más importante que nunca! En el mundo virtual es mucho más difícil entender y escuchar cuando más de una persona habla al mismo tiempo.
  • En las transmisiones en vivo y reuniones, no te olvides de dejar espacio para preguntas e interacciones, ya que tu intención es acercarte a la gente;
  • Valorar dudas y opiniones. Recuerda, la comunicación es efectiva cuando el destinatario puede entender el mensaje.
  • Espera a que una persona termine de hablar para poder participar; si es posible, pide la palabra en el chat de la reunión. En Zoom hay un botón para levantar la mano, esto que ayuda a organizar las participaciones.
  • Valora a los que siempre hablan, pero asegúrate de animar a los más callados.
  • Si la reunión dura más de una hora, tómate un descanso para que la gente pueda ir al baño o al menos estirarse. Esto ayuda a mantener la concentración.

Con una buena planificación y organización, seguramente tendrás reuniones muy productivas y divertidas que acercarán aún más a las personas a tu campaña.

¡Buen trabajo!

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